23 octubre 2012

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA ORGANIZAR EVENTOS

Trabajo especial de la Licenciada MIREYA DE MARQUEZ.

La organización de un evento es un proceso en el que la creatividad de los organizadores delinean las ideas de lo que quieren lograr a través del evento y sean estas ideas plasmadas o no en un plan escrito, se convierten en los lineamientos que todo el equipo humano sigue y que los líderes del proyecto siguen paso a paso hasta el final.

Así pues, en una primera etapa se determinan los objetivos directos, indirectos y esperados, todos ellos enmarcados en la imagen que se desea transmitir a todos los participantes e involucrados.

En una segunda etapa, se expresan esos deseos en cifras económicas y se presupuestan todos los requerimientos, se hacen ajustes a dichos deseos, en función del límite de recursos financieros disponibles y así frecuentemente en los primeros tiempos se rediseña el plan continuamente, hasta conseguir un evento deseado y económicamente viable.

Casi de manera simultánea, se distribuyen responsabilidades y autoridades sobre los temas principales o neurálgicos para el desarrollo de la actividad y con el transcurrir de los días previos al evento, los organizadores hacen lo debido, así como el seguimiento a cada uno de los aspectos importantes que deben estar cubiertos previos a ese día, aquellos que deben atenderse el día del evento y al finalizar el mismo.

Cuando llega el gran día, cada uno de los involucrados, previamente preparados para cada actividad, ejecuta y supervisa el desarrollo de las acciones que permitirán alcanzar los objetivos planteados al inicio y toman las decisiones necesarias para garantizarlo, si en algún momento se presentan imprevistos o accidentes.

Durante el desarrollo, se van ejecutando progresivamente las actividades acordadas y con el cierre, llega el momento de desmontar los recursos físicos utilizados, clasificar, devolver, almacenar y custodiar aquellos reusables, así como, descartar adecuadamente los desechos.

Finalmente, evaluar los acontecimientos, resultados, logro de los objetivos y la ejecución del presupuesto es la etapa que le permite a los organizadores capitalizar la experiencia o aprender de lo que han hecho, concluyendo de esta manera con premisas que de seguro las tendrán presentes para los siguientes eventos que organicen.

PUNTOS IMPORTANTES AL PLANIFICAR UN TORNEO

Condiciones técnicas del evento, clasificaciones y/o premiaciones